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Alle Jahre wieder, immer gern in den Schulferien, fährt mein Chef in den Urlaub.
Aber bevor es endlich soweit ist, gilt es die ganze Welt gründlich auf seine drei bis fünf Tage weilende Abwesenheit im Büro vorzubereiten und sich die Urlaubsreife auch wirklich zu verdienen.

Dabei will natürlich an alles gedacht sein: Da müssen diverse eifrig geplante Termine noch schnell wieder verschoben, die letzten Briefe innerhalb gesetzter Fristen geschrieben und mannigfaltige Auswertungen an diverse Behörden geschickt werden.

Elementarer Bestandteil der Vorbereitungen ist auch das Anlegen eines „Urlaubsordners“.
Dieser dient nicht etwa dem Sammeln wichtiger Unterlagen, Telefonnotizen oder Bearbeitungsvermerke, die während der Abwesenheit unseres Vorgesetzten eingehen, nein, vielmehr umfasst er sein Notfallarbeitspaket für die erholsame Zeit mit der Familie.

Schon eine knappe Woche vor der Abfahrt sprengt besagte Akte jedoch meist ihre Pappdeckel, sodass auf eine mehr oder minder handliche Kiste ausgewichen werden muss.
In dieser dürfen eine Kopie des Terminkalenders für das ganze (!) Jahr und ein komplettes Telefonverzeichnis von Mitarbeitern und Mandantschaft natürlich keinesfalls fehlen.

Am Tag der Abreise sollte nun alles reibungslos laufen. Angesetzt ist der Start in die Ferien für Montag früh um neun Uhr. Keine Frage — da bleibt noch eine ganze Stunde Zeit im Büro, in der man die Mitarbeiter intensiv auf die bevorstehenden Aufgaben einschwören und von der Arbeit abhalten kann.
Vor lauter von-einem-Schreibtisch-zum-nächsten-Gestaube vergisst unser Chef allerdings die Uhr, sodass um halb zehn seine Frau anruft und ihn ärgerlich nach Hause zitiert.

Wie ein Wirbelwind braust er davon und — na, was jetzt wohl kommt? — er lässt die inzwischen bereits mehrfach durchwühlte Urlaubskiste im Flur stehen.
Keine Minute vergeht ehe das Telefon erneut klingelt. Ich erhalte den Auftrag die Einzelteile der Urlaubsakte von den kurz zuvor besuchten Schreibtischen wieder zusammenzuklauben und „bitte ordentlich“ abzuheften. Alles klar.

Etwa eine Stunde später steht unser Chef dann wieder in der Tür und will „nur eben die Sachen holen und noch kurz telefonieren.“
Ein Blick aus dem Fenster verrät, dass das Auto schon (oder erst?) halb gepackt ist, was wohl der Grund für einen erneuten leicht entnervten Anruf seiner Frau sein dürfte. Sie bittet meinen Kollegen darum, seinen Chef doch endlich nach Hause zu schicken und entschuldigt sich für die Hektik, die er verbreitet.

Es dauert einen Moment, ehe der Kollege die Atempause zwischen zwei Telefonaten nutzen kann, um die Nachricht von daheim an den Chef zu übermitteln. Dieser erhebt sich stöhnend „Ja muss man denn alles alleine machen?? Ihr kriegt aber auch gar nichts fertig und ich habe die ganze Arbeit!“

Während er noch sein Leid beklagt, betreten zwei Mandanten das Büro. Sie hätten heute morgen mit dem Chef gesprochen und seien gebeten worden vorbeizukommen. Mit den Worten „Nee, ich muss jetzt ja gleich in den Urlaub…“ stapft er an ihnen vorbei durch die Tür Richtung Auto.

Ein Seufzen geht durchs Büro. Am Telefon erklingt von neuem die Stimme seiner Frau, die wissen will, wo ihr Angetrauter denn bleibe. — Er sei auf dem Weg, habe die Kiste aber wieder stehen lassen. Diese Nachricht stimmt sie wenig freudig.

Alles wartet gespannt, wie es nun weiter geht. Der Leser sei hiermit herzlich zu eigenen Spekulationen eingeladen…

Bis zur Mittagszeit schweben wir in Ungewissheit; abgesehen von einige Telefonanrufen, die weitere Unterlagen in die bereits bekannte Kiste beordern herrscht so etwas wie eine gespannte Stille.
Dann, plötzlich und ohne weitere Vorwarnung, fährt ein voll gestopftes Auto mit Dachgepäckträger vor. Im Innenraum unser Chef mitsamt Familie.

Er stürmt herein, lässt sich die Kiste geben und ——
Bevor er wieder ins Auto kann, muss er noch mal eben telefonieren und einen Kaffee trinken. Macht er auch — bis seine Frau hereinkommt und das Telefonat per Knopfdruck beendet.

Jetzt aber nix wie weg!

Mit den oben stehenden Worten verabschiedet sich mein Kollege Franz in den Feierabend. Oder besser: Er versucht es …

- „Wer tschüsst da??“ erklingt die Stimme meines Chefs hinter dem zur Tür trabenden Kollegen. Dieser hält inne, seufzt und kommt zurück. Vor der offenen Tür des Chefbüros bleibt er stehen. „Ich sage Tschüss. Ich mache Feierabend. Bis morgen.“

„Ja nee, so geht das aber nicht“, meint mein Chef. „Oh doch, genau so geht das. Schauen Sie doch mal auf den Tacho. Es ist halb sechs und ich bin immerhin schon seit neun Stunden hier.“

Mein Chef schielt über den Rand seiner Lesebrille: „Nein, das will ich aber nicht.“ Er senkt den Kopf und wendet sich wieder dem Papiergewimmel auf seinem Schreibtisch zu. Franz wendet sich seinerseits zum Gehen.

„Ähm Franz, ruf mir noch mal eben den Dings an, den Bums …“ – „Wen??“ – „Na den – na – du weißt schon.“
Meine Kollegin Nicole eilt zur Hilfe. Sie huscht zum Chef ins Büro. „Ja, Sie meinen den Herrn Meier, mit dem habe ich eben schon gesprochen. Er hat mir die Unterlagen gefaxt und ich habe sie Ihnen auch direkt mitgebracht.“ – „Ja, aber da fehlen doch noch …“

Franz erkennt die Gunst der Stunde und unternimmt einen neuerlichen Fluchtversuch.

Sein Glück währt nicht lange. Unser Chef reckt den Hals und ignoriert das Gespräch, das er mit Nicole gerade führt. „Ach Franz, dann mach mir doch mal bitte noch eben die Kontoauszüge!“

„Es wird nichts mehr gesucht, ab jetzt wird hier nur noch gefunden!“ – Das ist der neue Wahlspruch meines Chefs, wenn es wieder einmal darum geht, verschollene Akten aus ihren Gräbern zu heben.

Generell ist das je eine feine Sache: Wir verschwenden ganz einfach keine Zeit mehr mit der elenden Sucherei, sondern greifen direkt zielsicher in das entsprechende Regal oder den passenden Haufen. Möglicherweise sollen wir hierbei von einer höheren Macht navigiert werden, die uns zur nötigen Treffsicherheit verhilft.

Doch warum suchen wir eigentlich ständig irgendwelches Zeug? Ganz einfach: Was wäre der Alltag im Büro doch schnöde, hätte man nicht ab und zu die Gelegenheit die emotionalen Hochs und Tiefs des Verlierens und Wiederfindens zu durchleben. Es muss pure Aufopferung des mitunter als „wandelndes Bermudadreieck“ bezeichneten Büroleithengstes sein! – Oder hat jemand eine andere Erklärung?

- Alle Pläne den Auswirkungen seines Waltens durch gezielte Heuristiken entgegenzuwirken waren bisher zum Scheitern verurteilt; die Aussicht auf Erfolg scheint weiter fraglich.

Mal sehen, was ich morgen finden darf …

Es kommt zuweilen vor, dass in unserem Büro kleine Geschenke für den Chef oder einen Kollegen abgegeben werden. Zumeist sind dies Zeichen der Anerkennung besonderer Mühen, wie beispielsweise eine Last-Minute-Fristwahrung, oder einfach ein Dankeschön für die reibungslose Zusammenarbeit während eines sich dem Ende neigenden Jahres.
Auch persönliche Sendungen an den oder die zuständige Sachbearbeiterin sind keine Seltenheit, selbst dann wenn “nur” wichtige Unterlagen und kein edles Tröpfchen in der Verpackung auf ihre Enthüllung warten.

Eine gewisse Dame erscheint neuerdings jedoch auffällig häufig, um Persönliches für unseren Chef zu überbringen. Von „alle paar Tage” (Stand vor etwa zwei Wochen) steigerte sich Ihre Besuchsrate auf inzwischen „mehrmals täglich”. Ihr plötzliches Auf- und Abtauchen hält die ganze Belegschaft in Atem; es werden schon Wetten darauf abgeschlossen, wann sie wohl wiederkommt und was sie wohl dann dabei haben wird.

Wann immer sie das Büro betritt, ist der Chef gerade zufällig nicht da. Sie huscht zu seinem Arbeitsplatz und hinterlässt ihre kleinen Geschenke, bevor sie eilig wieder verschwindet.
Das Repertoire ihrer Hinterlassenschaften reicht von Büchern und CDs über Blumensträuße und rote Rosen bis hin zu ominösen Gutscheinen und mühevoll verzierten Umschlägen.

Auch das Abschalten des Handys hat bisher nicht geholfen. Solange das Feuer der Liebe noch währt, ist unser Empfang aber immer hübsch dekoriert.

Das Telefon am Platz neben mir klingelt. Im Takt leuchtet das grüne Lämpchen auf – das Signal für einen internen Anruf.
Mein Kollege nimmt das Gespräch per Freisprecheinrichtung entgegen: „Ja mein Chef?” – „Ähm, Marko, ich habe immer noch keine Rückmeldung von der Post.”

Man darf bemerken, dass die Post bei uns meist morgens ankommt und das Telefonat sich am frühen Nachmittag ereignete.

Schweigen. Mein Kollege schaut mich erwartungsvoll an. „Hast du ….” Ich schüttle den Kopf. „Aber vielleicht Bernd, der scannt das doch ein. Vielleicht hat er sich ja in der Durchwahl vertan.”

„Marko!” lässt mein Kollege seinen Namen mit fester Stimme in Richtung Mikro verlauten. „Ja, das weiß ich doch.” Pause. „Die Post, was macht die Post? Ich habe noch nichts von der Post gehört.” – „Ich weiß wirklich nicht, was du von mir möchtest.”

Marko schaut noch verwirrter drein.

„Ja ich hatte dir doch eben einen Haufen Briefe gegeben …” – „Das war heute morgen! … Die habe ich verteilt.” Langsam verschärf sich der anklagende Ton in der Stimme unseres Chefs: „Aber ich habe immer noch keine Rückmeldung von der Post bekommen! Du solltest damit ja nicht einfach weglaufen.” – „Ich dachte ich sollte sie verteilen, hast du doch gesagt …” – „Ja, aber hat denn keiner was dazu gesagt?”

Mein Kollege runzelt die Stirn. „Was sollten sie denn sagen?” – „Ja das weiß ich doch nicht. Du sollst das wissen!” Marko zögert. „Soll ich nun rumlaufen und alle Leute fragen?” – „Nein, das lass jetzt mal. Ich wollte ja nur wissen, was mit der Post ist.” Schweigen.

„Okay,” antwortet mein Kollege und streckt die Hand in Richtung Gespräch-beenden-Taste. Kurz bevor er diese erreicht, erklingt noch einmal scheppernd die Stimme aus dem Büro nebenan. Marko zuckt zurück. „Dann müssen wir da noch was ändern, Marko!” Sofort erklingt das charakteristische Tuten einer abgebrochenen Leitung; das Gespräch ist beendet, wir sind verwirrt.

So schwer ist das ja eigentlich wirklich nicht: Sich in einer halbwegs ordentlich gepflegten Datenbank an die allgemeine Konvention zu halten die Felder jeweils mit den dafür vorgesehenen Daten zu bestücken, sollte doch schon im Rahmen des Möglichen liegen; und man mag es kaum glauben, diese sind sogar entsprechend benannt!
Dummerweise gibt es aber auch Felder, deren Bezeichnung Raum für Kreativität lässt. So etwa die “Kurzbezeichnung” in unserem Verwaltungssystem.

Wenn ein Fritzchen Müller plötzlich als Müller Fritzchen – respektive Fritzchen, Müller – geführt wird, ist das sicher noch kein Problem. Kaum jemand wird wohl sein Schreiben an den Herrn Fritzchen richten, da der Name „Müller” einfach ein viel zu abwegiger Kandidat für einen Vornamen ist.

Problematischer wird es da schon bei einem Menschen, dessen Nachname eines anderen Vorname ist. In größter Gefahr befinden wir uns, wenn dann auch noch beide potentielle Vornamen gleichen Geschlechtes sind – das sind die tatsächlich kritischen Fälle.

Da kommt es schon mal vor, dass ein und der selbe Mensch plötzlich zwei Identitäten besitzt und jedermann der Ansicht ist, es handle sich bei „Peter Markus”* und „Markus Peter”* tatsächlich um zwei unterschiedliche Personen.

Der kleine Fehler, das vergessene Komma in der besagten “Kurzbezeichnung” oder die Verwechslung der Datenfelder für Vor- und Zunamen beim hastigen Einpflegen des Mandanten in die Datenbank, hat hier fatale Folgen.

Erst als die beiden Sachbearbeiter – ja, auch das noch! – zeitgleich beim Mandanten anzurufen versuchen und dieser nun gar nicht mehr weiß, warum der eine ihm sagt, dass genau das fehle, von dem der Kollege eben berichte es sei das einzige, was bis dato vorliege, fliegt die Sache auf.

Das war’s dann also mit dem Doppelleben!

* Name aus Diskretionsgründen geändert. Namensgleichheit mit real existierenden Personen ist reiner Zufall.

„Vorsicht: Hochkonzentrationsphase!!!” verkündet der Schriftzug des Bildschirmschoners am Arbeitsplatz meiner Kollegin.
Sie ist tief versunken in Abstimmarbeiten und sucht schon seit Stunden nach einer widerspenstigen Differenz von exakt 80,08€.

Als das Telefon wieder einmal mit dem schrillen internen Rufton läutend nach Aufmerksamkeit verlangt – und auch alle Ignoranz erfolglos bleibt das Weiterklingel zu verhindern – hebt sie entnervt den Hörer von der Gabel. „Körperlich anwesend,” bellt sie mit einem Augenrollen in den Hörer.
Die Stimme am anderen Ende der Leitung lässt einige Sekunden auf sich warten. Auf ein grimmiges Seufzen reagierend stammelt es leicht verdattert: „Ähm ja, Martina, ich wollte auch nur gerne wissen, was du so machst …” – Unser Chef natürlich, wer sonst!

Eines muss man wissen: Wenn unser Chef nicht gerade Mandantenbesuch empfängt, ist er immerzu damit beschäftigt fürsorglich den Arbeitsfortschritt seiner Unergebenen zu verfolgen. Dabei schreckt er vor kaum einem Mittel zurück, seien es Telefonanrufe im Zwei-Minuten-Takt, Aufsuchen der Mitarbeiter am Arbeitsplatz oder zitieren ebendieser in sein Büro. Er erwartet stets genauen Bericht über das, was man denn gerade tut. Bis es dazu kommt, lässt er einen allerdings auch gut und gerne mal 15 Minuten an seinem Schreibtisch stehen, oder erst ein paar Briefe durchs Büro tragen, bevor man sich dann endlich mitteilen darf.

„Bis eben habe ich die Konten abgestimmt, was ich Ihnen schon vor einer halben Stunde gesagt habe. Damit werde ich auch gleich weiter machen, nachdem ich –” „ Aber ich will nicht wissen, was du gemacht hast, oder machen willst, ich will wissen, was du jetzt gerade machst!” Die geforderte Antwort kommt so prompt wie die Unterbrechung. „Ich telefoniere mit Ihnen!”